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結婚式二次会の幹事って何するの?進め方やよくあるトラブルとは

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結婚式の二次会の幹事を初めて頼まれると、何をしていいのか悩みますよね?大切な友達の結婚式の二次会ですので、ぜひ成功させたいところです。ここでは、二次会の幹事のやることや準備の進め方、事前に知って回避したいトラブルなどを紹介します。

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結婚式二次会の幹事って何するの?

二次会は新郎新婦が主催で行うパターンと、幹事が主催で行うパターンがあり幹事が何をするのかは新郎新婦との打ち合わせによって決まります。新郎新婦主催の場合は、新郎新婦が出来ない部分を幹事が手伝うという感じになりますが、幹事が主催で行うパターンでは、どれくらいの規模の人数で、どこで、どのようなイベントを行うかなど二次会の運営すべてが任されます。

会場との打ち合わせ(音響、装飾、会費など)や、当日の進行や余興の内容、景品の買い出し、司会や受付などやることがたくさんありますので、事前に幹事同士で打ち合わせをして担当を決めて進めていくと良いでしょう。

主な幹事の仕事

会場  時間  予算  招待客  出欠の確認 イベントの決定  景品の買い出し  司会  受付

結婚式二次会の幹事の準備の進め方とは

スムーズに二次会の運営を行うためには、二次会当日までにどんなスケジュールで用意するのかなどを新郎新婦と連絡を取りながら、進めていきます。

打ち合わせ

まずは新郎新婦と幹事グループの顔合わせ兼、打ち合わせを行いましょう。最初の打ち合わせで、会場、人数、企画内容、挨拶をする人などは決めておいた方が良いでしょう。新郎新婦は式の準備で、結婚式二次会の幹事メンバーも普段は仕事などで忙しいですから次に全員が集まれるなんて保証はどこにもありません。第一回目の打ち合わせで決められることはできるだけ決めてしまいましょう。

会場

顔合わせが終わり、内容が固まったら会場との打ち合わせが必要です。新郎新婦が一緒にいける方がスムーズに進みますので、出来れば、日にちを合わせた方が良いでしょう。会場では料金体系や時間、当日の流れ、注意事項、音響やプロジェクターの有無などをしっかりと確認しましょう。

イベント

イベントの内容ですが、新郎新婦の入場から退場まではだいたい、2時間程となることが多いため、大きなイベントを1つ、プチイベント2~3つくらいが丁度良いのではないでしょうか?二次会の定番にはビンゴや新郎新婦を巻き込んだクイズゲームが主流です。イベントの内容によってかかる経費が変わってきます。二次会の経費で一番掛かる金額は景品代ですので予算を考えて決定しましょう。

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会費

一般的な飲み会やイベント事よりは高いですが金額は、6,000円 ~ 8,000円に抑えるのが妥当なラインではないでしょうか。10,000円をこえてしまうと「高い」イメージが先行してしまいます。周りの友達がお金持ちだらけだったら良いかもしれませんが、一般的なサラリーマン家庭で、10,000円を超えるのは常識的な金額ではないでしょう。会費を1,000円単位にして硬貨のやりとりをしないようにすると、受付がスムーズになります。

招待客 出欠の確認

二次会に誰を招待するのかは新郎新婦でないとわかりませんので、新郎新婦が自分達で連絡するのか、幹事が招待状などを作って前もって発送するのかなど確認しておきましょう。出欠の確認は受付係をおいて、お任せする方がスムーズでしょう。

景品買い出し

新郎新婦か幹事のどちらが買いに行くのかを確認しましょう。内容もある程度、合わせておいたほうが良いでしょう。

進行表

二次会の内容が決まったら、時間配分やどんな流れで行うのかを決めて進行表があるとスムーズに進める事ができるでしょう。

結婚式の二次会によくあるトラブルとは

場所

会場選びでは、人が入ってる時といない時ではお店のイメージも全然違う場合があるので要注意が必要です。また貸しきりのつもりが貸切になってなかった等もありがちですので打ち合わせのときにきっちりと確認しておきましょう。

時間

二次会で一番多いトラブルは時間の問題です。二次会は結婚式後に行われることがほとんどですので、着替えや準備、挨拶などで二次会に新郎新婦が遅刻するなど時間通りにいかないというトラブルは多いですので、結婚式と二次会の間には余裕を持って、スムーズに移動出来るよう時間を設定しましょう。

また、企画が多すぎて時間が押してしまうこともよくあります。演出にも優先順位を決めておき、時間が押したらいくつか中止にするなど臨機応変に対応することが大切です。歓談時間を取らずにイベントを盛りだくさんにしたら、参加者が料理を食べる余裕がなくなったということも良くおこります。

人数

またゲストの人数の変動でのトラブルも想定しておきましょう。人数が変わると、費用や席、料理の数も変わります。予定より多すぎて席や料理が足りなくなってしまうかもしれませんし、逆に少ないと赤字が出てしまうこともあります。

当日に欠席者が多数出て大赤字になってしまい、新郎新婦と幹事のどちらが負担するかでもめるなんてことがあれば最悪ですので、多少の人数の増減には対応出来るよう数にも余裕を持たせておき、極端な人数変動がないようあらかじめ声をかける人数には注意しましょう。

まとめ

何でも初めての事は不安なものですが、周りの人達に協力してもらい、きっちりと計画を立てればすばらしいお祝いになるでしょう。新郎新婦の素晴らしい門出を祝うためにも、しっかりと準備をして、楽しい二次会になるよう頑張りましょう。

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